INFORMATIVA PER I PARTECIPANTI A CONVEGNI, SEMINARI, INCONTRI TECNICI ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (di seguito “GDPR”)
Spett.le Partecipante,,
facciamo seguito a quanto già comunicato verbalmente per informarla nuovamente per iscritto del fatto che i Suoi dati personali formeranno oggetto di trattamento, nel rispetto della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l'attività di AiCARR – Associazione Italiana Condizionamento dell’Aria Riscaldamento e Refrigerazione (di seguito anche “Associazione” o “AiCARR”).
1) Fonte dei dati personali
I dati personali in possesso dell’Associazione sono quelli da Lei forniti all’atto di iscrizione o acquisiti durante l’evento cui Lei partecipa.
2) Finalità e modalità del trattamento (art. 13, paragrafo 1, lett. c) GDPR)
I Suoi dati personali verranno utilizzati per finalità istituzionali e per finalità connesse o strumentali alle attività relative alla Sua partecipazione al convegno/seminario/incontro tecnico, e precisamente:
- Sua iscrizione all’evento organizzato da AiCARR;
- gestione dei relativi adempimenti amministrativi;
- invio del materiale relativo all’evento;
- erogazione di eventuali crediti formativi;
- adempimenti di obblighi legislativi (fiscali, contabili, ecc.);
- amministrazione e contabilità della clientela;
- invio a mezzo e-mail di newsletter e di altre comunicazioni relative alle attività dell’Associazione (convegni, incontri tecnici, corsi, editoria, ecc.), comprese le attività di formazione/eventi organizzati dall’Associazione per il tramite del Responsabile AiCARR Educational S.r.l. - SB, e invio al Suo indirizzo di alcuni numeri della rivista cartacea AiCARR Journal;
- comunicazione a soci Sostenitori e/o a soci Sostenitori Benemeriti (così come definiti dall’art. 4 dello Statuto dell’Associazione) e/o a sponsor che collaborano all’evento dei Suoi dati di contatto per finalità commerciali;
- sicurezza e funzionalità del sistema informatico;
- gestione del contenzioso in caso di inadempimenti, contestazioni, controversie giudiziarie o transazioni;
- analisi statistiche anonime e/o in forma aggregata.
Il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato a principi di correttezza, liceità e trasparenza, limitazione a finalità determinate, pertinenza, adeguatezza, non eccedenza rispetto a tali finalità, esattezza; il trattamento avverrà inoltre tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti, nonché mediante strumenti idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza.
Le modalità di trattamento dei dati personali a Lei riferibili prevedranno l'utilizzo di strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate.
3) Categorie di dati personali
Nei limiti strettamente pertinenti alle finalità sopra indicate occorrerà trattare i Suoi dati identificativi (nome, cognome, indirizzo, informazioni professionali, P.Iva, e-mail, eventuale società di appartenenza, ecc.). Nel caso di eventi formativi organizzati in modalità webinar, l’Associazione dovrà altresì trattare, anche sotto forma di report elaborati mediante l’apposita funzione prevista dalla piattaforma di volta in volta utilizzata, il Suo indirizzo IP, la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di internet, nonché i dati relativi al tracciamento dell’attenzione in adempimento delle direttive emanate dagli enti competenti per il riconoscimento dei crediti formativi.
4) Base giuridica del trattamento (art. 13, paragrafo 1, lett. c) GDPR)
Conformemente all’articolo 6 GDPR, la base giuridica del trattamento:
Conformemente all’articolo 6 GDPR, la base giuridica del trattamento:
- con riferimento alle finalità 1), 2), 3), 4), 5), 6) è l’esecuzione del contratto di cui Lei è parte e l’assolvimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare del trattamento;
- con riferimento alle finalità 7), 8) è il consenso da Lei manifestato attraverso il modulo sotto riportato;
- con riferimento alla finalità 9) è il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza delle reti e del sistema informatico;
- con riferimento alla finalità 10) è la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
- con riferimento alla finalità 11) è il legittimo interesse del Titolare alla ottimizzazione dei servizi offerti.
La invitiamo a comunicarci tempestivamente eventuali variazioni dei dati personali al fine di tenerli sempre aggiornati nei nostri archivi.
5) Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati personali e conseguenze del loro mancato conferimento (art. 13, paragrafo 2, lett. e) GDPR)
Il conferimento dei Suoi dati personali in relazione alle finalità 1), 2), 3), 4), 5), 6), 9), 10) è facoltativo ma necessario per l’instaurazione, l’esecuzione e la corretta gestione del rapporto contrattuale relativo alla Sua partecipazione all’evento ed è altresì obbligatorio per l’adempimento degli obblighi di legge. Pertanto il mancato conferimento dei dati comporta l’impossibilità di partecipare all’evento e di ricevere il relativo materiale informativo.
Il conferimento dei Suoi dati personali in relazione alle finalità 7), 8) è facoltativo e qualora Lei non volesse prestare consenso, ciò non pregiudicherebbe in alcun modo la Sua partecipazione all’evento ma comporterebbe esclusivamente l’impossibilità di usufruire degli specifici servizi di cui alle predette finalità.
6) Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (art. 13, paragrafo 1, lett. e) GDPR)
Nei limiti strettamente pertinenti alle finalità sopra indicate, i Suoi dati personali potranno essere comunicati:
- a società di servizi (ad esempio società che gestiscono i servizi di imbustamento, etichettatura, spedizione), consulenti, liberi professionisti;
- agli enti competenti per il riconoscimento dei crediti formativi;
- a dipendenti e/o collaboratori a qualunque titolo di AiCARR;
- ad AiCARR Educational S.r.l. - SB;
- solo in presenza del Suo specifico consenso, a soci Sostenitori e/o a soci Sostenitori Benemeriti e/o a sponsor che collaborano all’evento.
I suddetti soggetti tratteranno i Suoi dati personali, a seconda dei casi, in qualità di Titolari autonomi, ovvero Incaricati o Responsabili del trattamento o Amministratori di Sistema nominati nel rispetto di quanto previsto dalla legge anche con riguardo alle misure di sicurezza a protezione e salvaguardia dei Suoi dati.
In caso di eventi formativi organizzati in modalità webinar, i report relativi al tracciamento dell’attenzione dei partecipanti non saranno comunicati ad alcuno.
I Suoi dati non saranno in alcun modo diffusi.
7) Trasferimento dei dati personali all’estero (art. 13, paragrafo 1, lett. f) GDPR)
I Suoi dati personali potranno essere trasferiti all’estero attraverso l'utilizzo del servizio di posta elettronica Outlook (Microsoft 365) e, precisamente, potrebbero essere trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).
Rispetto a tale trasferimento operano le garanzie contrattuali fornite dalla società Microsoft e, in particolare, l’utilizzo di clausole contrattuali tipo, adottate o approvate dalla Commissione Europea (art. 46 par. 2 lett. c) e d) GDPR), ovvero l’adesione al Data Privacy Framework UE-USA, che garantiscono un livello di protezione adeguato.
8) Periodo di conservazione dei dati personali (art. 13, paragrafo 2, lett. a) GDPR)
I Suoi dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopra indicate, nonché per l’adempimento degli obblighi di conservazione previsti dalla legge, e in ogni caso per il tempo di prescrizione previsto dalla legge.
In caso di eventi formativi organizzati in modalità webinar, i report relativi al tracciamento dell’attenzione dei partecipanti saranno conservati per due anni.
9) Diritti dell’Interessato (art. 13, paragrafo 2, lett. b), c), d) GDPR)
Le rammentiamo che potrà in ogni tempo chiedere all’Associazione l’accesso e la rettifica dei dati che la riguardano (artt. 15 e 16 GDPR).
Inoltre, ricorrendone i presupposti, potrà chiedere la cancellazione dei dati che la riguardano (art. 17 GDPR), la limitazione al loro trattamento (art. 18 GDPR), la loro portabilità (ossia riceverli dall’Associazione, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro Titolare del trattamento senza impedimenti, art. 20 GDPR) e potrà opporsi al loro trattamento (art. 21 GDPR).
Lei ha inoltre il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso (laddove prestato), senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, e il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (art. 13 par. 2 lett. c), d) GDPR).
10) Estremi identificativi del Titolare e dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (art. 13, paragrafo 1, lett. a), b) GDPR)
Il Titolare del trattamento è l’Associazione AiCARR – Associazione Italiana Condizionamento dell’Aria Riscaldamento e Refrigerazione, con sede in Milano, via Melchiorre Gioia, 168 (telefono 02 67479270, fax 02 32928719, e-mail
info@aicarr.org), cui potrà rivolgersi, qualora ne ravvisi la necessità, per qualsiasi ulteriore informazione.
L’Associazione, al momento, non si è avvalsa della facoltà di nominare il Responsabile della Protezione dei Dati (“DPO”), non essendone obbligata ai sensi del GDPR.
Il testo completo della normativa richiamata è consultabile sul sito del
Garante Privacy.
Milano, aggiornamento di aprile 2026
Il Titolare del trattamento
AiCARR – Associazione Italiana Condizionamento dell’Aria Riscaldamento e Refrigerazione
Il Segretario Generale e Referente Privacy
Luca A. Piterà