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MANUALE OPERATIVO REGOLAMENTI
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SEZ. 5.0
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TITOLO: ATTIVITA' TERRITORIALI
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1.
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SCOPO
La presente sezione descrive gli obiettivi e le modalità operative per i Delegati Regionali.
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2.
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CAMPO DI APPLICAZIONE
Il regolamento si applica alla attività esterna che l' Associazione svolge in ambito locale (Incontri tecnici, Incontri con le Aziende della Consulta Industriale,Visite Tecniche, ecc) attraverso l'operato dei Delegati Territoriali.
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3.
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RIFERIMENTI
L'attività Territoriale è correlata con quella delle altre commissioni della associazione in particolare con la commissione di coordinamento per le attività culturali.
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4.
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REGOLAMENTO
4.1 FINALITA'
Attraverso le attività sul territorio, AICARR intende espandere l'immagine dell'Associazione a livello nazionale migliorandone la presenza sul territorio e contribuire all'acquisizione di nuovi Soci. Per il ruolo di gestione, controllo, coordinamento, informazione e incentivazione dell'attività dei Delegati Territorialiè nominata una apposita Commissione. Ai lavori partecipano i Delegati Territoriali e i Soci cooptati. Periodicamente il presidente relaziona la Giunta esecutiva in merito alle manifestazioni svolte ed alle iniziative in programmazione evidenziando:
· qualità e livello culturale raggiunto o previsto;
· loro inquadramento nell' ambito della politica culturale adottata dall' Associazione;
· aspetti promozionali;
· criteri organizzativi e budget di spesa;
· forme di copertura dei costi preventivati e modalità di sponsorizzazione.
4.2 DURATA DELL'ATTIVITA'
La Commissione all'uopo predisposta entra in attività con la nomina del Presidente dell'Associazione e decade al termine del mandato di tre anni e possono essere eventualmente confermati nell'incarico per un mandato successivo.
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MANUALE OPERATIVO REGOLAMENTI
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SEZ. 5.1
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TITOLO: IL DELEGATO TERRITORIALE
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1.
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SCOPO
La presente sezione descrive gli obiettivi e le modalità operative e responsabilità dei Delegati Territoriali o d'area.
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2.
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CAMPO DI APPLICAZIONE
Il regolamento si applica alla attività interna dei Delegati Territoriali e all'attività esterna da Essi svolta (Incontri tecnici, Incontri con le Aziende della Consulta Industriale, Visite Tecniche, ecc), quali membri della Commissione per le Attività Territoriali.
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3.
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RIFERIMENTI
La figura del Delegato Territoriale prevista dall'art. 23 dello statuto con la seguente dizione: "Delegati Territoriali - Il Delegato Territoriale è nominato dal Consiglio Direttivo ed ha il compito di rappresentare in luogo l'AICARR, mantenendo i contatti tra i soci locali e l'Associazione. Trasmette alla Giunta le notizie e le informazioni di interesse generale e collabora per l'organizzazione di manifestazioni nella sua area di competenza".
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4.
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REGOLAMENTO
4.1 FINALITA'
Attraverso la figura del Delegato Territoriale, l'AICARR intende migliorare il servizio a favore dei propri associati, garantendo una più capillare presenza dell'Associazione su tutto il territorio nazionale, affinchè sia possibile incrementare, attraverso un più diretto rapporto con i Soci medesimi, il progresso delle arti e la diffusione culturale della scienza attinenti al proprio scopo sociale.
Intende altresì migliorare la promozione dell'immagine dell'Associazione presso la collettività, soprattutto nei confronti di potenziali nuovi soci.
4.2 COMPITI DEL DELEGATO TERRITORIALE
Individuare e mantenere un rapporto diretto con i soci già presenti nella zona di competenza onde conoscere le caratteristiche personali e professionali di ciascuno.
- Promuovere riunioni anche conviviali fra i Soci della propria delegazione onde creare e mantenere lo spirito e la coesione associativa.
- Organizzazione Incontri Tecnici, aperti a tutti gli operatori del settore anche non soci AICARR, secondo i criteri e le modalità operative illustrate nell'apposita sezione del presente manuale.
- Organizzare Incontri con le Aziende della Consulta Industriale, aperti a tutti gli operatori del settore anche non soci AICARR, secondo i criteri e le modalità operative illustrate nell'apposita sezione del presente manuale
- Organizzare Visite Tecniche, aperte a tutti gli operatori del settore anche non soci AICARR, secondo i criteri e le modalità operative illustrate nell'apposita sezione del presente manuale.
- Collaborare alla organizzazione e alla diffusione in ambito locale delle manifestazioni che vengono promosse nella propria area dalla sede centrale ed in particolare: convegni, corsi di formazione e iniziative nei confronti dell'Utente Finale.
- Diffondere una più ampia conoscenza dell'Associazione, dei suoi scopi e delle sue finalità presso persone, enti, istituzioni, associazioni, gruppi culturali, per aumentarne la diffusione ed affermarne l'autorevolezza.
- Promuovere l'attività dell'Associazione presso i Tecnici della propria area che operano specificatamente nel settore di pertinenza dell'AICARR (docenti, progettisti, costruttori, installatori, ecc.), per favorirne l'adesione all'Associazione medesima.
- Presentare gli scopi e le finalità dell'AICARR presso le sedi universitarie e le scuole secondarie specializzate presenti nella sua area per promuovere l'Associazione presso i "giovani"
- Stimolare la partecipazione dei Soci alla vita associativa attraverso gli organismi già istituiti.
Raccogliere le opinioni dei Soci della propria zona, le informazioni e i suggerimenti utili a incrementare l'efficienza e l'immagine dell'Associazione.
- Proporre nominativi di Soci in grado di assumere incarichi nelle varie commissioni dell'associazione.
4.3 REQUISITI DEL DELEGATO TERRITORIALE
- Indiscussa moralità, consona alla rappresentanza di un'associazione di alte finalità tecniche e scientifiche.
- Riconosciuta professionalità e competenza per i settori di interesse dell'associazione.
- Disponibilità a svolgere con impegno e abnegazione i compiti e le incombenze che l'incarico assunto richiedono, attivandosi costantemente per individuare, organizzare e promuovere manifestazioni culturali presso la propria regione, mantenendo rapporti costanti con gli organismi statutari dell'Associazione e partecipando attivamente al lavoro della Commissione per le Attività Territoriali.
4.4 COLLEGAMENTO OPERATIVO
Il Delegato Territoriale riferisce e risponde al coordinatore dei Delegati Territoriali.
4.5 ORGANIZZAZIONE DELL'ATTIVITA'
Nello svolgimento del proprio incarico dovrà avvalersi di un gruppo operativo da lui presieduto e costituito da soci della propria zona territoriale, di cui uno in funzione di coadiutore, un giovane Socio con età inferiore a 40 anni e possibilmente un docente di un’Università vicina.
Il Delegato Territoriale pur svolgendo prevalentemente da solo presso la Sua sede i compiti e le mansioni connesse con il mandato conferitogli, si avvale dal punto di vista operativo, del supporto diretto della segreteria centrale dell'Associazione che provvede a coadiuvarne l'attività aiutandolo materialmente nell'organizzazione pratica delle varie manifestazioni.
In casi particolari, previa autorizzazione, Egli potrà utilizzare anche altro personale da Lui reperito, i cui costi verranno successivamente rimborsati dalla Tesoreria dell'AICARR.
Nello svolgimento del proprio incarico potrà inoltre avvalersi di eventuali collaboratori scelti tra i Soci della propria regione attivando una sorta di "gruppo operativo" da Lui presieduto. Del suddetto gruppo possono far parte:
- soci AICARR coadiutori che affiancano e integrano l'operato del Delegato Territoriale;
- Un docente della vicina università con funzione di consulente scientifico delle manifestazioni
I membri del "gruppo operativo" operano sotto il diretto controllo e la piena responsabilità del Delegato Territoriale.
Il Delegato Territoriale dovrà presentare almeno semestralmente alla propria Commissione una breve relazione indicando l'attività svolta, i benefici ricavati dall'Associazione e soprattutto il programma delle manifestazioni che intende proporre per il futuro.
4.6 COSTI OPERATIVI
Le spese sostenute dal Delegato Territoriale nell'ambito della propria attività associativa (telefoniche, postali, di rappresentanza) verranno rimborsate dalla Tesoreria dell'associazione entro i limiti budgetari assegnati alla Commissione.
- Saranno rimborsati dall'associazione i costi di viaggio (treno o aereo) vitto e alloggio per la partecipazione a riunioni indette dal Presidente della Commissione nelle sedi dallo stesso stabilite.
- Tutte le richieste di rimborso dovranno essere accompagnate da giustificativi di spesa.
4.7 DURATA DELL'INCARICO
Il Delegato Territoriale rimane in carica per tutta la durata del triennio. Può ricevere la riconferma anche per un mandato successivo (3+3) anni constatata la persistenza dei requisiti richiesti al punto 4.3. Al termine del suo mandato potrà suggerire la persona del suo gruppo di lavoro che ritiene più adatta a prendere il suo posto. Nella fase transitoria di costituzione obbligatoria dei gruppi di lavoro si potrà derogare dai sopraddetti limiti di mandato fino ad un periodo massimo di anni 3 e si potrà provvedere a sostituzioni nel corso del triennio, per la parte restante del triennio.
4.8 BENEFICI DELL'INCARICO
Il Delegato Territoriale durante l'espletamento del proprio mandato ottiene i seguenti benefici:
- riceve gratuitamente gli atti dei convegni organizzati dall'Associazione;
- partecipa ai Convegni senza versamento della quota di iscrizione;
- partecipa gratuitamente alla cena di gala in occasione dei convegni AICARR che la prevedono.
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MANUALE OPERATIVO REGOLAMENTI
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SEZ. 5.2
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TITOLO: INCONTRI TECNICI
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1.
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SCOPO
La presente sezione si riferisce agli Incontri Tecnici organizzati localmente dall’Associazione attraverso l’attività dei Delegati Territoriali. Gli Incontri Tecnici sono uno strumento di diffusione della cultura dell’AICARR e un'occasione per sostenere l'immagine di autorevolezza e utilità dell'Associazione.
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2.
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CAMPO DI APPLICAZIONE
Gli Incontri Tecnici rientrano nelle attività controllate e gestite dalla Commissione per le attività regionali.
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3.
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RIFERIMENTI
Gli Incontri Tecnici sono parte integrante della attività della associazione.
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4.
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REGOLAMENTO
Gli Incontri Tecnici costituiscono certamente l’iniziativa di maggior prestigio a carico delle delegazioni territoriali, pertanto quella che richiede l’impegno e l’attenzione più rilevanti.
Essi devono costituire il più efficace strumento di diffusione culturale che viene gestito a livello locale a cura dei Delegati Territoriali e l'occasione per presentare ai partecipanti (Soci AICARR e non) la trattazione tecnica di argomenti di particolare interesse e novità nel campo della progettazione, installazione e manutenzione degli impianti di condizionamento, riscaldamento, refrigerazione e ventilazione (IAQ)
I temi da trattare dovrebbero di norma costituire una sorta di fascia di secondo livello in materia di diffusione culturale, rispetto a quella di primo livello che viene da sempre operata attraverso la convegnistica nazionale.Si dovrà pertanto privilegiare la scelta di argomenti di carattere più pratico e divulgativo che possono essere di utilità ai Soci nel quotidiano svolgimento della propria professione.
I Delegati Territoriali hanno il compito di organizzare gli Incontri Tecnici La scelta del tema oggetto di ciascun incontro , la definizione del titolo delle memorie da presentare, la valutazione della competenza e dell’ autorevolezza dei Relatori che le presentano nonché delle Aziende che vi partecipano sponsorizzando l'evento saranno compiti e responsabilità specifici del Delegato Territoriale.
NeIla gestione dell’ iniziativa il Delegato Territoriale dovrà porre particolare attenzione ai contenuti delle relazioni che verranno presentate, relazioni che dovranno sempre essere di alto contenuto tecnico-scientifico, senza mai assolutamente scadere a livello di presentazione o sponsorizzazione meramente commerciale di prodotti, aziende o soluzioni tecnologiche.
In particolare al pari di quanto già avviene nell'ambito dell'organizzazione dei Convegni Nazionali, anche per quanto riguarda gli "Incontri Tecnici" deve essere sempre prevista una cosiddetta "relazione ad invito" di introduzione al tema oggetto dell'incontro, relazione che dovrà essere presentata da un autorevole ed indiscusso "Esperto" nel settore (Docente universitario, Progettista, ecc) esterno alle Aziende che sponsorizzano la manifestazione. Tale "Esperto" dovrà essere scelto di comune accordo fra il Delegato Territoriale che ospita l'iniziativa e l'Azienda che la promuove.
Poichè non è prevista di norma la redazione di memorie scritte a carico dei Relatori, il Delegato Territoriale dovrà controllare la qualità ed il livello degli argomenti che verranno presentati facendosi inviare, con congruo anticipo da ciascun Relatore, un riassunto preciso dei contenuti della propria memoria accompagnato dalle immagini (cartelle power point, slides, diapositive,ecc) con cui il Relatore stesso intende illustrare il proprio intervento
Il Delegato Territoriale qualora ne ravvisi l’ opportunità potrà richiedere agli Autori modifiche o integrazioni, se non addirittura rifiutare, con giustificato motivo, la memoria.
Il Delegato Territoriale segnala con sufficiente anticipo al Coordinatore per le Attività Territoriali la proposta di Incontro Tecnico indicando in una sintetica relazione:
· tema dell’ incontro;
· relatori e titoli delle memorie che verranno presentate,
· data prevista e modalità organizzative;
· sponsors individuati per la copertura dei costi.
Il Coordinatore per le attività dei Delegati Territoriali deve approvare l’iniziativa.
Gli associati saranno informati a cura della segreteria centrale mediante locandina, annuncio sulla rivista e sul sito Internet.
Il Delegato Territoriale ottenuta l’ approvazione dell’ iniziativa dovrà,dopo aver preso attenta visione del materiale pervenutogli,dare mandato alla segreteria dell' Associazione di preparare la locandina dell’ Incontro Tecnico e di allestire la documentazione da distribuire ai partecipanti.
Detta documentazione dovrà essere costituita preferibilmente da memorie scritte o in subordine almeno da un riassunto di ciascun intervento con allegate le immagini (cartelle power point, slides, diapositive,ecc) con cui ogni Autore avrà illustrato il proprio intervento, in modo da poter preparare una cartellina da distribuire ai partecipanti con quanto più materiale tecnico afferente i contenuti della giornata
Nella cartellina dovrà essere inserito anche il depliant di presentazione dell’AICARR
Le memorie scritte dovranno essere contenute in un massimo di dieci cartelle impaginate nel formato AICARR adottato per i convegni. Le cartelle power point o le slides (in numero massimo di venti) dovrebbero essere preferibilmente impostate sul modello AICARR e riportare il logo dell' Associazione secondo i modelli disponibili presso la segreteria.
L'incontro dovrà essere economicamente sostenuto da due o più aziende iscritte all'AICARR (SOCIO SOSTENITORE) in modo da offrire ai partecipanti una panoramica integrata dell'argomento.Le Aziende che sponsorizzano l’ incontro possono presentare di diritto memorie tecniche con propri Relatori e mettere a disposizione dei partecipanti materiale pubblicitario relativo ai propri prodotti.
La partecipazione dei Soci AICARR e dei non soci agli Incontri Tecnici è gratuita previa registrazione presso la segreteria o in loco.
La conduzione dell' Incontro Tecnico è compito del Delegato Territoriale che svolge il ruolo di moderatore
Il Delegato Territoriale utilizzerà l’ Incontro Tecnico per promuovere le finalità della Associazione, segnalando operatori del settore ed Enti a cui far pervenire un invito formale della Segreteria.
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5.
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COSTI
Gli Incontri Tecnici non dovranno di norma costituire alcun aggravio della gestione economica dell' Associazione. Tutti i costi (onorari e trasferte dei relatori, affitto sale, noleggio sistemi audiovisivi, coffee break,ecc) dovranno pertanto essere coperti dagli sponsors. Nella formulazione del budget dovrà essere previsto un contributo per le spese di segreteria forfettariamente valutato in non meno di 300 euro.
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MANUALE OPERATIVO REGOLAMENTI
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SEZ. 5.3
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TITOLO: INCONTRI CON LE AZIENDE DELLA CONSULTA INDUSTRIALE
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1.
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SCOPO
La presente sezione si riferisce agli Incontri con le Aziende della Consulta Industriale organizzati localmente dall’ Associazione attraverso l’ attività dei Delegati Territoriali. Gli Incontri con le Aziende della Consulta Industriale hanno prevalentemente carattere tecnico e pertanto costituiscono strumento di diffusione della cultura dell’ AICARR e un'occasione per presentare ai partecipanti (Soci AICARR e non) l’ attività e il livello tecnologico delle Aziende che costituiscono la Consulta Industriale.
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2.
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CAMPO DI APPLICAZIONE
Gli Incontri con le Aziende della Consulta Industriale rientrano nelle attività controllate e gestite dalla Commissione per le attività territoriali.
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3.
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RIFERIMENTI
Gli Incontri con le Aziende della Consulta Industriale sono parte integrante dell’attività dell’Associazione.
La Consulta Industriale è costituita dai Soci Benemeriti come definiti dallo statuto all'art. 4 comma c).
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4.
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REGOLAMENTO
Gli Incontri con le Aziende della Consulta Industriale sono prevalentemente gestiti a cura e responsabilità di ciascuna Azienda e possono anche sinteticamente illustrare l'attività produttiva dell’ Azienda stessa. Sempre e comunque dovrà però essere dato massimo spazio e massimo risalto alla presentazione di memorie e relazioni a carattere scientifico o divulgativo su argomenti scelti e proposti dalle Aziende medesime che risultino certamente di buon livello tecnico e di significativo interesse culturale.
I Delegati Territoriali hanno il compito di collaborare ad organizzare insieme alle Aziende della Consulta Industriale gli Incontri.
La scelta del tema oggetto di ciascun incontro, la definizione del titolo delle memorie da presentare, la valutazione della competenza e dell’ autorevolezza dei Relatori che le presentano saranno compiti specifici dell’ Azienda proponente, ma con diritto di verifica e obbligo di approvazione da parte del Delegato Territoriale.
In particolare al pari di quanto già avviene nell'ambito dell'organizzazione dei Convegni Nazionali, anche per quanto riguarda gli "Incontri con le Aziende della Consulta industriale" deve essere sempre prevista una cosiddetta "relazione ad invito" di introduzione al tema oggetto dell'incontro, relazione che dovrà essere presentata da un autorevole ed indiscusso "Esperto" nel settore (Docente universitario, Progettista, ecc) esterno all'Azienda. Tale "Esperto" dovrà essere scelto di comune accordo fra il Delegato Territoriale che ospita l'iniziativa e l'Azienda che la promuove.
NeIla gestione dell’ iniziativa il Delegato Territoriale dovrà pertanto controllare i contenuti delle relazioni che verranno presentate, accertandosi anche in questo caso che non si rischi mai di scadere a livello di presentazioni puramente commerciali e propagandistiche.
Il Delegato Territoriale dovrà verificare la qualità ed il livello degli argomenti che verranno presentati facendosi illustrare, con congruo anticipo dall’ Azienda proponente, i contenuti della memorie che verranno presentate durante l’ incontro (articoli, documentazione tecnica, cartelle power point, slides, diapositive,ecc) che l’ Azienda intende presentare e distribuire ai partecipanti. Il Delegato Regionale qualora ne ravvisi l’ opportunità potrà richiedere alle Aziende modifiche o integrazioni, al materiale proposto.
Il Delegato Territoriale segnala con sufficiente anticipo alla Commissione per le Attività Regionale la proposta di Incontro con l’ Azienda proponente indicando in una sintetica relazione:
· tema dell’ incontro;
· relatori e titoli delle memorie che verranno presentate,
· data prevista e modalità organizzative;
Il Presidente della Commissione per le attività dei Delegati Territoriali deve approvare l’iniziativa.
Gli associati saranno informati a cura della segreteria centrale mediante lettera, annuncio sulla rivista e sul sito Internet.
Il Delegato Territoriale ottenuta l’ approvazione dell’ iniziativa dovrà dare mandato alla segreteria dell' Associazione di preparare la locandina dell’ Incontro. L’allestimento della documentazione da distribuire ai partecipanti sarà effettuato a cura dell’ Azienda proponente. Nella cartellina da distribuire ai partecipanti dovrà essere inserito anche il depliant di presentazione dell’AICARR.
La partecipazione dei Soci AICARR e dei non soci agli Incontri con le Aziende della Consulta Industriale è gratuita previa registrazione presso la segreteria o in loco.
La conduzione dell' Incontro è compito del Delegato Territoriale che svolge il ruolo di moderatore
Il Delegato Territoriale utilizzerà l’ Incontro per promuovere le finalità della Associazione.
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5.
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COSTI
I costi dell'incontro saranno totalmente a carico della azienda membro della Consulta Industriale.
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MANUALE OPERATIVO REGOLAMENTI
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SEZ. 5.4
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TITOLO: VISITE TECNICHE
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1.
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SCOPO
La presente sezione si riferisce alle Visite Tecniche organizzate localmente dall'associazione attraverso l’attività dei Delegati Territoriali.
Le Visite Tecniche, alla pari dei Convegni e degli Incontri Tecnici sono uno strumento di diffusione della cultura dell’AICARR e un'occasione per stimolare la partecipazione alla vita associativa.Le Visite Tecniche riguardano di norma realizzazioni impiantistiche di particolare prestigio e rinomanza per le dimensioni dell’ opera e/o per le sue caratteristiche tipologiche.
Le visite potranno in casi eccezionali di particolare rilevanza avere anche obiettivi di interesse più generale (per es. artistico, culturale, architettonico, ecc) prescindendo dall'aspetto impiantistico.
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CAMPO DI APPLICAZIONE
Le Visite Tecniche rientrano nelle modalità operative della Commissione per le attività territoriali.
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3.
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RIFERIMENTI
Le Visite Tecniche sono parte integrante dell'attività dell'associazione.
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4.
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REGOLAMENTO
Le visite scaturiscono da proposte della Giunta o delle Aziende della Consulta Industriale o dei Delegati Territoriali. Questi ultimi hanno il compito di organizzarle provvedendo a svolgere preliminarmente le seguenti verifiche:
- grado di interesse tecnico e culturale della visita;
- fattibilità della manifestazione (disponibilità della Proprietà a consentire la visita alle installazioni);
- numero dei visitatori ammissibili;
- periodo di effettuazione consigliabile;
- budget di spesa;
- elenco degli eventuali sponsors disposti a finanziare l’iniziativa.
Il Delegato Territoriale segnala con congruo anticipo alla Commissione per le attività regionali la proposta di Visita Tecnica indicando in una sintetica relazione:
· oggetto della visita (descrizione degli impianti da visitare);
· data prevista e modalità organizzative;
· sponsors individuati per la copertura dei costi.
Il presidente della commissione per le attività territoriali deve approvare l’iniziativa.
Gli associati saranno informati a cura della segreteria centrale mediante lettera, annuncio sulla rivista e sul sito Internet.Il Delegato Territoriale con l’aiuto della segreteria organizza la visita ed in particolare:
· prende accordi con il rappresentante della Proprietà per le modalità di accesso all’edificio o al cantiere e alle loro installazioni;
· individua le più idonee condizioni di svolgimento (mezzi di trasporto, ristorazione, pratiche assicurative, sala di accoglienza, attrezzature didattiche, ecc);
· prepara la locandina di presentazione dell’iniziativa da spedire ai Soci.Nella fase didattico-informativa che precederà la visita tecnica dovranno essere illustrate preferibilmente da parte del progettista o dell’installatore:- le caratteristiche architettoniche dell'edificio e le conseguenti scelte impiantistiche;
- le caratteristiche peculiari degli impianti e gli accorgimenti innovativi per la soluzione dei problemi ambientali ed energetici.
Il Delegato Territoriale utilizzerà la Visita Tecnica per promuovere le finalità della Associazione, segnalando operatori del settore ed Enti a cui far pervenire un invito formale della Segreteria.
Sarà compito del Delegato Territoriale raccogliere materiale tecnico, relazioni e fotografie, in modo da permettere la compilazione di un articolo e/o servizio informativo da pubblicare sulla rivista dell'Associazione o sul Sito.
Il Delegato Territoriale trasmetterà alla Commissione per le attività territoriali un breve consuntivo della manifestazione.
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COSTI
Le Visite Tecniche non dovranno di norma costituire alcun aggravio della gestione economica dell'Associazione. Tutti i costi (viaggi e trasferimenti, ristorazione, noleggio sistemi audiovisivi, ecc.) dovranno pertanto essere coperti dagli sponsors o direttamente dai partecipanti. Nella formulazione del budget dovrà essere previsto un contributo per le spese di segreteria forfetariamente valutato in non meno di 200 euro.
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