INFORMATIVA PER I FORNITORI
ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016
(di seguito “GDPR”)
Spett.le Fornitore,
rammentando che il GDPR si applica soltanto ai dati personali delle persone fisiche, facciamo seguito a quanto già comunicato verbalmente per informarla nuovamente per iscritto del fatto che i Suoi dati personali formeranno oggetto di trattamento, nel rispetto della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l'attività di AiCARR – Associazione Italiana Condizionamento dell’Aria Riscaldamento e Refrigerazione (di seguito anche “Associazione” o “AiCARR”).
1) Fonte dei dati personali
I dati personali in possesso dell’Associazione sono quelli da Lei forniti a suo tempo e raccolti durante l’esecuzione del rapporto contrattuale.
2) Finalità e modalità del trattamento (art. 13, paragrafo 1, lett. c) GDPR)
I Suoi dati personali verranno utilizzati per finalità istituzionali e per finalità connesse o strumentali alle attività relative alla selezione del fornitore nonché alla conclusione ed esecuzione del relativo contratto, e precisamente:
- adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti e dalla normativa comunitaria;
- adempimento degli obblighi legislativi (fiscali, contabili, normativa di settore, ecc.);
- selezione dei fornitori;
- acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del contratto con il fornitore;
- adempimento, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste del fornitore;
- esecuzione degli obblighi derivanti dal contratto concluso;
- amministrazione dei fornitori (anagrafica, negoziazione delle condizioni del contratto);
- gestione di ordini, ricevimento merci, servizi, contratti e fatture;
- sicurezza e funzionalità del sistema informatico;
- gestione del contenzioso in caso di inadempimenti, contestazioni, controversie giudiziarie o transazioni.
Il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato a principi di correttezza, liceità e trasparenza, limitazione a finalità determinate, pertinenza, adeguatezza, non eccedenza rispetto a tali finalità, esattezza; il trattamento avverrà inoltre tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti, nonché mediante strumenti idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza.
Le modalità di trattamento dei dati personali a Lei riferibili prevedranno l'utilizzo di strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate.
3) Categorie di dati personali
Nei limiti strettamente pertinenti alle finalità sopra indicate occorrerà trattare i Suoi dati identificativi (nome, cognome, C.F., P.Iva, indirizzo, numero di telefono, fax, e-mail, ragione sociale, nome e cognome delle persone di riferimento, ecc.).
4) Base giuridica del trattamento (art. 13, paragrafo 1, lett. c) GDPR)
Conformemente all’articolo 6 GDPR, la base giuridica del trattamento:
- con riferimento alle finalità 1), 2) è l’esecuzione del contratto di cui Lei è parte e l’assolvimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare del trattamento;
- con riferimento alle finalità 3), 4), 5), 6), 7),8) è l’esecuzione del contratto di cui Lei è parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta;
- con riferimento alla finalità 9) è il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza delle reti e del sistema informatico;
- con riferimento alla finalità 10) è la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
La invitiamo a comunicarci tempestivamente eventuali variazioni dei dati personali al fine di tenerli sempre aggiornati nei nostri archivi.
5) Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati personali e conseguenze del loro mancato conferimento (art. 13, paragrafo 2, lett. e) GDPR)
Il conferimento dei Suoi dati personali, in relazione alle finalità indicate, è necessario per l’instaurazione, l’esecuzione e la corretta gestione del rapporto contrattuale ed è altresì obbligatorio per l’adempimento degli obblighi di legge. Pertanto il mancato conferimento dei Suoi dati personali comporta l’impossibilità di concludere ed eseguire il contratto.
6) Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (art. 13, paragrafo 1, lett. e) GDPR)
Nei limiti strettamente pertinenti alle finalità sopra indicate, i Suoi dati personali potranno essere comunicati:
- alle competenti autorità, enti pubblici e/o privati per gli adempimenti di legge;
- a istituti di credito, società di servizi, consulenti, liberi professionisti;
- a dipendenti e/o collaboratori a qualunque titolo di AiCARR.
I suddetti soggetti tratteranno i Suoi dati personali, a seconda dei casi, in qualità di Titolari autonomi, ovvero Incaricati o Responsabili del trattamento o Amministratori di Sistema nominati nel rispetto di quanto previsto dalla legge anche con riguardo alle misure di sicurezza a protezione e salvaguardia dei Suoi dati.
I Suoi dati non saranno in alcun modo diffusi.
7) Trasferimento dei dati personali all’estero (art. 13, paragrafo 1, lett. f) GDPR)
I Suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dell’Italia.
8) Periodo di conservazione dei dati personali (art. 13, paragrafo 2, lett. a) GDPR)
I Suoi dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopra indicate, nonché per l’adempimento degli obblighi di conservazione previsti dalla legge, e in ogni caso per il tempo di prescrizione previsto dalla legge.
9) Diritti dell’Interessato (art. 13, paragrafo 2, lett. b), c), d) GDPR)
Le rammentiamo che potrà in ogni tempo chiedere all’Associazione l’accesso e la rettifica dei dati che la riguardano (artt. 15 e 16 GDPR).
Inoltre, ricorrendone i presupposti, potrà chiedere la cancellazione dei dati che la riguardano (art. 17 GDPR), la limitazione al loro trattamento (art. 18 GDPR), la loro portabilità (ossia riceverli dall’Associazione, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro Titolare del trattamento senza impedimenti, art. 20 GDPR) e potrà opporsi al loro trattamento (art. 21 GDPR).
Lei ha inoltre il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso (laddove prestato), senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, e il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (art. 13 par. 2 lett. c), d) GDPR).
10) Estremi identificativi del Titolare e dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (art. 13, paragrafo 1, lett. a), b) GDPR)
Il Titolare del trattamento è l’Associazione AiCARR – Associazione Italiana Condizionamento dell’Aria Riscaldamento e Refrigerazione, con sede in Milano, via Melchiorre Gioia, 168 (telefono 02 67479270, fax 02 02 37928719, e-mail info@aicarr.org), cui potrà rivolgersi, qualora ne ravvisi la necessità, per qualsiasi ulteriore informazione.
L’Associazione, al momento, non si è avvalsa della facoltà di nominare il Responsabile della Protezione dei Dati (“DPO”), non essendone obbligata ai sensi del GDPR.
Il testo completo della normativa richiamata è consultabile sul sito www.garanteprivacy.it
Milano, aggiornamento di aprile 2024
Il Titolare del trattamento
AiCARR – Associazione Italiana Condizionamento dell’Aria Riscaldamento e Refrigerazione
Il Segretario Generale e Referente Privacy
Luca A. Piterà